5 likumi veiksmīgai telefonsarunai
Mūsdienu viedtelefoni ir apveltīti ar dažnedažādām funkcijām, tomēr tikai zvanīšana tajos ir neaizstājama. Lai gan telefonsaruna nevar aizstāt “dzīvu” sarunu aci pret aci, tomēr tas ir ļoti populārs komunikācijas veids gan darba, gan privāti-sadzīvisku jautājumu risināšanā. Nereti telefonsaruna var kļūt par cilvēka vizītkarti. Kas jādara, lai biznesa partneri, potenciālie darba devēji, kolēģi un arī draugi uzskatītu tevi par labu un konstruktīvu sarunas biedru, stāsta Latvijā vadošā zvanu un kontaktu centra Trancom Worldwide Latvia uzņēmējdarbības vadītāja Madlena Heinrihsone.
Ieklausies
Aktīva klausīšanās ir viens efektīvas telefonsarunas zelta likumiem. Velti sarunas biedram nedalītu uzmanību un nepārtrauc viņu. Atceries, ka sarunā pa telefonu nevari izmantot ķermeņa valodu un mīmiku kā instrumentus, lai izrādītu savu interesi, tādēļ ir svarīgi ik pa brīdim verbāli apstiprināt, ka esi dzirdējis teikto - “Jā”, “Saprotu”, “Protams” u.c.
Uzmanīgi klausoties, sarunas laikā varēsi izvairīties no pārpratumiem un lieku jautājumu uzdošanas. Ja tev šķiet, ka neesi sapratis teikto, droši pārfrāzē, sakot: “Ja es saprotu pareizi, tad tas, ko tu saki ir…”. Paturot šo prātā, tevi uzskatīs par labu un uzmanīgu sarunas biedru.
Draudzīgs un pozitīvs balss tonis slēpjas aiz smaida
Telefona sarunā ļoti liela nozīme ir ne tikai teiktā saturam, bet arī tam, kā tu pasniedz informāciju. Pat vislabākās ziņas otra ausīm var nešķist pacilājošas, ja runāsi monotonā, pieklusinātā balsī.
Atceries, ka efektīva telefonsaruna ir pozitīva saruna, un tavs smaids ir ātrākais un vieglākais ceļš uz to. Lai cik dīvaini tas nešķistu, smaidu tik tiešām var dzirdēt klausules otrā galā. Smaids uzlabos sarunas biedra omu, saruna raisīsies vieglāk un, kas to lai zina, iespējams, saņemsi pat negaidītu uzaicinājumu uz kafiju vai pat darba piedāvājumu. Liec smaidu lietā ik dienu!
Esi pārliecināts par sevi
Veiksmīgā un efektīvā telefona sarunā nepārliecinātībai par sevi nav vietas. Atceries, ka jebkura saruna ir informācijas apmaiņa starp diviem cilvēkiem, kuri vēlas nonākt pie kāda vienota mērķa. Ja sevi noskaņosi pozitīvi, spēsi atraisīties un būsi nesamākslots. Lai radītu par sevi pārliecināta cilvēka iespaidu, izvairies no nekonkrētām frāzēm un vārdiem kā “es nezinu”, “varbūt”, “es mēģināšu” u.c. - aizstāj šo nelāgo paradumu ar tiešumu savās atbildēs.
Pie mums, Transcom kontaktu centrā, bieži izmantojam arī ķermeņa valodu kā palīglīdzekli pārliecināta balss toņa radīšanai. Lai gan sarunu biedrs tevi neredz, droši iemaini sēdēšanu pret stāvus pozīciju un apzinies savu ķermeņa valodu (piekrītoši māj ar galvu, žestikulē ar rokām, iespēju robežās vari arī pārvietoties pa telpu). Tas palīdzēs tavai balsij izklausīties enerģiskai, līdz ar to pārliecinātākai.
Esi pozitīvs
Ja vēlies būt veiksmīgs jebkurā telefonsarunā, tev noteikti ir jāapgūst prasme pozitīvi pozicionēt jebkuru, pat visnegaidītāko situāciju. Patiesībā tas ir ļoti vienkārši – vienmēr fokusējies uz to, ko tu vari izdarīt, un centies saskatīt jebkuram negaisa mākonim zelta maliņu. Ja esi nonācis situācijā, kad tev ir jāpasaka negatīva informācija, izdari to un tad obligāti turpini teikumu ar kādu no sakārtojuma saikļiem - bet, tomēr, taču - un nelielu pozitīvisma devu, lai ļautu sarunu biedram arī šajā situācijā saskatīt ko pozitīvu. Ja saskaries ar negācijām, ir īpaši svarīgi uzturēt pozitīvu garu, jo neviens taču ilgi nespēj dusmoties uz kādu, kurš ir superdraudzīgs, pozitīvs un smaidīgs.
Sarunas kopsavilkums
Reizēm, risinot kādu jautājumu, saruna ievelkas un kļūst komplicēta. Rezultātā, ja tā netiek efektīvi noslēgta, rodas apjukums par to, kāds bija sarunas kopsaucējs, atbildības utt. Tāpēc ir svarīgi sarunas noslēgumā sniegt sarunas biedram nelielu kopsavilkumu par galvenajām zvana niansēm, lai abām pusēm ir skaidrs, piemēram, nospraustais mērķis, turpmākās darbības, datumi un pulksteņa laiki. Ieviešot šādu praksi savos zvanos, sarunas biedram nebūs šaubu, ka proti veidot konstruktīvas sarunas un esi labs sarunu vedējs.
